MERYEDITORS メールの結びって重要なの？
メールの最後に結びの言葉が添えてあると、ビジネスシーンではもちろん、プライベートなやり取りであっても、なんだか安心しませんか？
「引き続き、よろしくお願いいたします」と書いてあるだけで、これからも付き合いを続けてもらえるんだなと嬉しくなったり…。
今回は、メールにおいての結びの言葉の重要さを詳しくチェックしてみましょう！
結びの言葉でメール全体の印象が変わる！
文字だけでこちらの用件を伝えるメールは、会話と違って感情が伝わりにくいものです。用件だけ伝わればよいと考えて結びを省略すると、メール全体が素っ気ない印象になってしまいます。
上司や取引先に結びの言葉のないメールを送ってしまった場合、相手は少し違和感を感じるかも…。また、結びがないメールでは「用件はわかったけれど、どうすればいいの？」と、相手が悩んでしまうケースもあります。
メールを頑張って作成したのに、こちらの意図が正しく伝わらないのは避けたいもの。状況に合わせて適切な結びを一言添えるだけで、メールの印象が格段に良くなり、その後のやり取りがスムーズになりますよ◎
相手を不快にさせない結び言葉のマナー
メールに欠かせない結び言葉も、使い方を間違えると逆効果に…。読む相手を不快にさせない、結び言葉のマナーを見ていきましょう！
相手との関係性にふさわしい言葉を選ぶ
メールの結びには、あなたと相手との関係にふさわしい言葉を選びましょう。どんな相手にも同じ文言を使っていては、あなたの気持ちはうまく伝わりません。
例えば、目上の人や初めてメールを送る人、取引先に対しては、できるだけ丁寧な言葉で結びます。「よろしくお願いします」を「今後も末永くお引き立てを賜りますよう、よろしくお願いいたします」にするだけで、ずいぶん印象が変わりますね。
逆に、親しく付き合っている先輩や同僚にあまりにも丁寧な結びを使うと、相手も違和感を覚えてしまうかも。
クッション言葉で柔らかな印象に
依頼メールの結びに「お手数ですが」「大変恐縮ですが」といった、前置きが入っているのを見たことはありませんか？このような前置きは『クッション言葉』と呼ばれ、固くなりがちなメールの印象を和らげる効果があります。
例えば、書類を郵送して欲しいときに「書類を〇日以内に郵送してください。よろしくお願いいたします」のみだと、こちらが一方的に命令しているようにも見えるかも。
しかし、結びの前に「お手数ですが」と一言入れると、一気に謙虚な雰囲気に変わりませんか？「面倒なことを頼んで申し訳ない」というあなたの気持ちが伝わり、相手も快く依頼に応じてくれるはず。
依頼メールの結びには、クッション言葉を忘れないようにしましょう！
「取り急ぎ」は使い所に気を付けて
「取り急ぎ」はとりあえずメールであいさつしたいときや、作業の途中経過を報告したいときに便利な結び言葉です。しかし、使い所を間違えると失礼になってしまうこともあるので、注意しましょう！
「取り急ぎ」には、間に合わせや応急処置といった意味があります。そのため、丁寧に書くべきお礼のメールや、長文のメールの結びにはふさわしくありません。
また、取引先や上司へのメールに多用すると、「簡易的な対応で済ませようとしている」と誤解される可能性も。
相手が親しい間柄なら問題ありませんが、付き合って日が浅い取引先や、遠い関係の上司には使わない方が無難です◎
結び言葉の基本フレーズ
メールの結び言葉はパターンを覚えてしまえば、それほど難しくありません。まずは、どんなメールにも通用する基本のフレーズを見ていきましょう！
使い勝手の良い一般的な結び言葉
メールの結びに最もよく使われる言葉に「よろしくお願いします」があります。メールの内容にかかわらず、最後にこの言葉を入れるだけでうまくまとまる、使い勝手の良い言葉です。
「よろしくお願いします」には、以下のようにいくつかのバリエーションがあります。相手やシチュエーションによって使い分けると効果的ですよ◎
・よろしくお願いいたします
・よろしくお願い申し上げます
・どうぞよろしくお願いいたします
・何卒よろしくお願いいたします
取引先へ愛顧を願う結び言葉
ビジネス上の取引相手とは、長く友好的な関係を続けたいものです。メールの結びにも、今後も変わらぬ愛顧を願う言葉を使って、あなたの誠意を伝えてみて。
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
・引き続きご協力を賜りたく、よろしくお願いいたします
・今後も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます
・今後とも一層のお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます
時候や季節のあいさつを兼ねた結び言葉
メールの結びに時候のあいさつ兼ねた言葉を盛り込むと、相手の印象に残りやすくなります。季節ごとの結び言葉を覚えて、積極的に使ってみましょう！
なお、ゴールデンウィークや年末年始などお互いに長期休暇に入る前には、「楽しんでください」といった内容にすると、相手の気持ちも和みますよ。
・春：新年度を迎えてお忙しい時期かとは存じますが、どうぞよろしくお願いいたします
・連休前：大型連休も近づいて参りました。楽しい休暇をお過ごしください
・梅雨：今しばらく鬱陶しい梅雨空の毎日でございますが、何卒お体大切にお過ごしください
・夏：今年は特に厳しい暑さが続いております。どうかお体に気をつけてお過ごしください
・秋：季節の変わり目、お風邪など召されませんようお気をつけください
・年末：本年も大変お世話になりました。よい新年をお迎えください
・冬：寒さの中にも春の兆しが感じられる昨今、皆様のますますのご健勝を心よりお祈りいたしております
気遣いの心を表せる結び言葉
お祝いやお見舞い、退職する人へのあいさつなど社交を目的としたメールでは、相手に対する気遣いを表す結び言葉が求められます。
取引先に対しては、「貴社の一層のご発展を心よりお祈りいたします」や「貴社のますますのご繁栄を心からお祈り申し上げます」のように、発展や繫栄を祈る言葉が効果的です。
取引先の担当者や自分の上司が退職する場合は、「〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈りいたします」が使えますよ。
相手が病気やケガで仕事を休む連絡が来たときには、「少しでも早く治ることをお祈りしております」と、心配する気持ちを表しましょう。また、「ご自愛ください」のような体調を気遣う結びの言葉は、風邪が流行る季節にも使いやすいので覚えておくと◎
リアクションを求めるメールの場合
相手に何らかのリアクションを促すときは、メールの文言にも一層気を遣いたいもの。命令口調にならない、柔らかな印象の結び言葉を見ていきましょう。
返信がほしいときの結び言葉
こちらの問い合わせに必ず返事がほしいときには、以下のような結び言葉を添えます。依頼のメールですので、クッション言葉を使っても◎。回答の締切りがある場合は、具体的な日時も伝えましょう。
・お手数ですが、ご返事いただければ幸いです
・ご多忙中恐れ入りますが、至急ご連絡いただきますようお願い申し上げます
・この件につきまして、折り返しご返事をお願いいたします
・恐れ入りますが、本件について〇月〇日（〇）までにご回答いただきますようお願いいたします
・ご確認のうえ、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです
重ねて催促するメールの結び言葉
問い合わせに対して相手から返事が返ってこない場合、重ねて催促しなければなりません。ちょっぴり気が重い作業ですが、以下の結び言葉をうまく使って乗り切りましょう◎
・お忙しいとは存じますが、ご連絡いただければ幸いです。よろしくお願いいたします
・ご多用のところ大変申し訳ありませんが、至急ご一報いただきますようよろしくお願い申し上げます
・何らかのご事情で遅れているようでしたら、その旨、ご連絡いただきたく存じます
・もし、認識の相違がある場合は、貴社の見解をお示しください
依頼・検討メールの結び言葉
何かを依頼したり、こちらからの提案を検討してもらったりするメールでは、相手の事情を気遣う結び言葉が効果的です。多少面倒な依頼でも、謙虚な姿勢を示せば快く対応してもらえるはずですよ。
・お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます
・大変勝手ではございますが、よろしくお願いいたします
・ご検討いただきますよう、お願いいたします
・お取り計らいくださいますよう、よろしくお願いいたします
気持ちを伝えたいときのメールの場合
感謝やお詫び、断りなど、具体的な気持ちをメールで伝えたいときは、「よろしくお願いします」だけだと少し物足りないかも…。それぞれの気持ちを表現する結び言葉を見ていきましょう。
感謝メールの結び言葉
感謝メールでは、冒頭や本文でお礼の言葉を述べた上で、結びでも感謝の気持ちを表します。重ねてお礼を述べることで、相手にこちらの思いが届きやすくなりますよ。
・このたびの件につきまして、謹んでお礼申し上げます
・このたびは心より感謝申し上げます
・誠にありがとうございました
・重ねてお礼申し上げます
お詫びメールの結び言葉
お詫びメールでは、今後の取引に影響が出ないよう、結びでも最大限の謝意を表すようにしましょう。
・ご容赦いただきますようお願い申し上げます
・大変恐れ入りますが、まずはメールにてお詫び申し上げます
・ご迷惑おかけしましたこと、深くお詫び申し上げます
・重ね重ね、お詫び申し上げます
・多大なご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした
なお、お詫びメールは基本的に、直接謝罪するのが難しい状況で送るものです。取引先の担当者に直接会える場合は、一旦メールを送った後で、改めて謝罪に伺いましょう。
お断りメールの結び言葉
相手からの提案を断る場合は、「次につなげるかどうか」で結び言葉を使い分けます。今回は断るけれど、今後も良好な関係を保ちたい…というときは「またの機会がございましたら、よろしくお願いいたします」のように、次回の提案を期待する言葉を添えてみて。
「このたびはご要望に添えない結果となりましたが、〇〇を行うことは可能です。ご検討くださいますようお願いいたします」と、こちらの要望を伝えるのもアリですよ。
提案を受け入れる気がなく、取引を終わらせたい場合は、相手に期待を抱かせないようシンプルに締めくくりましょう。「ご期待に添えず申し訳ございません」と返せば、相手もそれ以上提案してこないはずです。
メールの内容に合う結び言葉で締めよう
結び言葉はメールの印象を左右する重要な要素です。
感情が伝わりにくいメールだからこそ、適切な結び言葉を使ってコミュニケーションをスムーズにしてくださいね◎
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