パソコンとノートを見ている女性
EDITORSのロゴMERYEDITORS
お気に入り

お礼メールの書き方って?知っておきたい失礼にならない書き方と注意点

お礼メールは感謝の気持ちをきちんと伝えることが大切です!そのためには早いタイミングで送信することや、相手との距離感を意識した文面が効果的ですよ。また件名の『Re:』の扱いにも注意しましょう。相手やシーン別の例文も紹介します。

更新 2021.09.24 公開日 2021.09.29
目次 もっと見る

お礼メールって、どう書くのが正解?

ビジネスシーンできちんとしたお礼メールを送りたい時、どんな文面にしようか悩んでしまう人も多いのでは?

丁寧な言葉遣いや表現にしようとしすぎて、逆に不自然になってしまったり、お礼メールを作るのって意外と難しいですよね。

今回はお礼メールを送る際の基本ルールや、シーン別やシチュエーション別にお礼メールの作り方のポイントをご紹介していきたいと思います!

お礼メールを送る際のポイント

お礼メールを送るときには、文面の他にも、早めの送信・件名・距離感を踏まえた内容にすると◎。ポイントを押さえたお礼メールで、感謝の気持ちを伝えられますよ。

当日中、または翌日の午前中までに送る

送信するタイミングはできるだけすぐが◎。スピーディーにメールを送ることで、感謝の気持ちを伝えやすくなります。できる限り『当日中』に送るといいですね。

夕方からの訪問や、夜の勉強会・食事会に対するお礼なら『翌日の午前中』に送ります。午前中でも始業時間前後の早い時間帯がおすすめです。

相手の記憶がはっきりしている早いタイミングでお礼をします。会社同士のお付き合いであることを意識し、早め早めに送ることを心掛けましょう!

件名で内容がわかるように

件名は一目でお礼メールとわかるように付けるのがポイントです。ただし『お礼メール』という件名では、何に対してのお礼かわからなくなってしまうのでNG。

少なくとも『お礼メールであること』と『何のお礼であるか』は必須です。例えば『〇〇のご説明をさせていただきましたお礼【株式会社△△・□□(名前)】』と記載すると、件名だけで内容がわかりやすいです。実践してみましょう!

相手との距離感に沿った文章を

送信する相手との『距離感』も考慮しましょう!送る相手は取引先や上司などさまざまです。初めて会った相手かもしれませんし、何度も顔を合わせている人のこともあります。

初めて送信するのがお礼メールなら、書き出しは『初めてメールを送らせていただきます』『突然のご連絡失礼いたします』などと始めるのがおすすめです!

何度もやりとりをしている相手なら『お世話になっております』が向いていますよ。

お礼メールの例文「社内編」

基本的な書き方のポイントを押さえたら、例文を知っておくと文面を考えるときの参考になりますね。上司や同僚など社内の人へ向けたお礼メールで役立つ例文を紹介します!

上司へのお礼メール

上司へのお礼は直接伝えるのが基本です。例えば食事をごちそうになったなら、翌朝会ったときにお礼をするなど。ただし直接お礼をするまでに時間が空くときや、リモートワークなどでひんぱんに会えない上司なら、メールを送るといいですね。

『お疲れ様です。〇〇(名前)です。昨日は貴重なお時間を割いて食事に連れて行っていただき、ありがとうございました。仕事のコツについてもご教示いただき、大変参考になりました。

今後の成長につなげられるよう、生かしていきたいと思います。まだまだ至らない点も多く、ご心配をおかけしますが、ご指導のほどよろしくお願いいたします。』

食事の席でフランクに接していたとしても、文面は礼儀正しくすると◎。丁寧なメールがマナーです。

協力してくれた相手へのメール

同僚や先輩に仕事を手伝ってもらったときにもお礼をするといいですね。上司へのメールと同様、会ったときに直接伝えるのが基本ですが、会う前にお礼メールを入れておくとさらに丁寧です。

『お疲れ様です。〇〇です。昨日は△△の件に遅くまでご協力をいただき、ありがとうございました。おかげさまで当初の締切に無事間に合わせられました。

今後は事前準備に力を入れ、遅れなく進められるよう心掛けていきます。今回はお力添えいただき、ありがとうございました。取り急ぎメールにてお礼申し上げます。』

感謝をストレートに伝えるほか、手伝ってもらった仕事の結果報告や改善点にも触れられるとベストです!

お礼メールの例文「社外編」

BASE

社外の相手へお礼メールを送るときには、シーン別に適切な内容が異なります。アポイントメントを取ったとき、訪問した後、打ち合わせ後にぴったりの例文をチェックしましょう!

アポイントメントを取った時

アポイントメントのお礼メールでは、感謝の言葉のほかに訪問する日時なども記載し、概要を確認できる内容にすると◎。簡潔に書くのがポイントです。

『ご連絡いただきありがとうございます。株式会社〇〇の△△です。貴重なお時間を割いていただけるとのこと、感謝申し上げます。お伺いした通り□月□日●時に訪問させていただきます。

日時の変更がございましたら、早めにご連絡いただけますと幸いです。なおご不明点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。お会いできるのを楽しみにしております。』

相手方に訪問した後

無事に訪問した後も、お礼メールを送りましょう!今後の流れも伝えられるとスムーズです。また訪問時に質問があり持ち帰っている場合には、その点にも触れておきます。

『お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございます。□□様のご指摘、非常に勉強になりました。

またご質問いただいた●●についてですが、社内で確認後、1~2営業日でご連絡できる予定です。確認でき次第、ご連絡いたします。今後ともよろしくお願いいたします。』

打ち合わせが終わった後

打ち合わせ後のお礼メールも必須です。内容で打ち合わせの成果や課題を共有するといいですね。課題に対しては解決の見通しについても伝えましょう!

『お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。お忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。具体的なお話を伺うことで、今後のプランがより明確になりました。

今回課題として挙がった□□や●●については、次回お伺い予定の▲月▲日に改善案を提案いたします。またご不明点やご質問がありましたら、お気軽にご連絡くださいませ。今後ともよろしくお願い申し上げます。』

気をつけたい注意点について

感謝を伝えるお礼メールでは『取り急ぎ』や『定型文』に注意が必要です。場合によっては「失礼な人だ」と相手に思われてしまうかもしれません。注意点に気をつけることで、スマートで上品なお礼メールを送信できるはず!

「取り急ぎ」は使わない

『とりあえず急いで』という意味の『取り急ぎ』は、基本的に使わないのがおすすめです。お礼をしたくてメールをしたにもかかわらず、「間に合わせでメールをしてくるなんて失礼だ」と受け取られる可能性があります。

感謝は心を込めてするべきものであり、とりあえずしておくという姿勢は不適切です。特に取引先や目上の相手への使用は、避けた方がいい表現といえます。

同僚や先輩など社内の身近な相手であれば、使用してもいいかもしれませんね。その場合にも、やりとりの中で相手が使っていることを確認し、よく見極めてから使うと、失礼にならずに済みますよ。

文章が定型文にならないよう注意

インターネット上には、お礼メールの定型文がたくさん掲載されています。早さを重視するために、定型文を参考にすることもあるはず。

ただし単調な定型文をそのまま使うのはNGです。感謝の気持ちが伝わらず「機械的にとりあえず送信しているメールだな」と相手にばれてしまいますよ。

定型文を参考にするときには、あなたにしか書けない内容をプラスするのがポイントです。例えば『打ち合わせで印象的だった出来事』や『やりとりの中で見えてきた課題』などについて書くようにしてくださいね。

オリジナルの文面をプラスすれば、感謝の気持ちを存分に伝えられるはずです!

お礼メールをいただいた場合の返信は?

取引先や社内の相手からお礼メールが送信されることもあります。受け取ったお礼メールには、お礼返しをすると◎。そのとき件名の『Re:』や、結びの『返信不要』によって、相手を気遣えるといいですね。

件名の「Re:」は残しておく

届いたメールに返信すると、相手が送ったメールの件名に『Re:』が付きます。この件名は書き直さずにそのまま送信するのが、わかりやすいメールのマナーです。

『Re:』が付いていることで、相手は自分が送ったお礼メールへの返信だと気づけます。また『Re:』に続く元のメールの件名を確認すれば、どのような内容のお礼メールだったかを思い出す手掛かりになります。

お礼返しの感謝を伝える

相手からお礼メールが届いたら、そのメールに対する『お礼返し』を行うのが礼儀です。お礼をもらってうれしい気持ちを、返信メールで伝えましょう!

『喜んでいただけた様子が伝わり、非常に光栄です』『わざわざお礼をいただき、大変ありがとうございます』などと表現するといいですね。相手のお礼メールへ返信するように書けば、オリジナルのメールに仕上がります。

結びに返信不要を記すと親切

お礼メールへ返信すると、相手によっては返信のやりとりが止まらなくなるかもしれません。ビジネスメールは1往復半で終わらせるのが基本です。

最初に送った人が相手から返信を受け取り、それに対して返信して終わらせます。しかしタイミングを失い、延々と中身のないメールを続けてしまうこともあるはず。

このような事態を防ぐには『返信不要』という内容を結びの文に記載するのがポイントです。『メールへの返信はお気遣いなさいませんよう』というように書いておくことで、相手も安心してやりとりを終えられます。

できる女性はメールでも上品に

BASE

社内の人に仕事を手伝ってもらった、食事に連れて行ってもらった、初めてアポイントメントが取れた、取引先の相手を訪問したなど、お礼メールを送るタイミングはたくさんあります。

感謝の気持ちをしっかり伝えられるよう、できるだけ早く送信するのがポイントです。日中にあったことへのお礼なら、当日の夕方までを目安にメールを送ってくださいね。

ただし早ければいいというわけではないため、内容にはくれぐれも注意しましょう!『取り急ぎ』という言葉や『定型文』の使用で、思わぬ失礼な印象を与えることがないようにしましょう◎

上品かつ感謝の伝わるお礼メールを作るときには、定型文を参考にしつつも、当事者ならではの内容をプラスすることがおすすめです!

spacer

RELATED