MERYEDITORS ビジネスメールで使われる「BCC」ってどんな機能？
「BCCでみんなにメールを送っておいて」と言われて、何をすればいいか迷ったことはありませんか？
普段はなかなか使用する機会がなくても、ビジネスシーンにおいてはとっても便利なため、ぜひ知っておきたい機能なんです。
今回は、BCCの基礎知識や注意点、使用するのにおすすめなシチュエーションなど、役に立つこと間違いなしな情報をお届けしていきます！
そもそもBCCとは何なのか、まずは一緒に確認してみましょう。
アドレス非公開で送信できる
仕事をしていると、同じ内容のメールをたくさんの人に送るシーンもあります。数人なら個別に送ってもそれほど手間はかかりませんが、10人や20人になってくると大変ですよね。こんなときには、メールのBCC機能を上手に使いましょう！
メールのBCC欄に入れたアドレスは全て非表示になるので、受信者同士のアドレスを知られることなく、メールを一斉送信できます。メールを受け取った人は、自分以外の誰に同じメールが送られているかはわかりません。
TO欄にどのアドレスを入れるかは、必要に応じて送信するたびに確認しましょう！TOが空欄でもメールを送れることは多いですが、相手には宛先なしのメールが届くので、不審に思われるかもしれません。
「TO」や「CC」との違い
メールには、BCCの他にもTOやCCの欄もあります。BCCとTOやCCの大きな違いは、送付先のアドレスが相手に表示されるかどうかです。TOやCCに入れたアドレスは、そのメールを受け取った全員が見られます。
ちなみに、アドレスが表示されるCC（カーボンコピー）は『複製』を意味します。非表示となるBCC（ブラインドカーボンコピー）は、『見えない複製』という意味なのです。
BCCはどんなときに使えばいいの？
BCC機能を使うと便利なシーンを、3パターン紹介します。「1件ずつメールを送って大変だったな」という人は、ぜひ次回から試してみましょう！
取引先とのメールを社内で共有するとき
取引先からメールが届いて返信するとき、上司やリーダーにも内容を共有しておきたい場合もあります。「社内でこのメールを共有しています」ということが相手に伝わっても問題ない場合には、CCに上司などのアドレスを入れればOKです。
しかし、内容や状況によっては、相手に知られたくないケースもあるでしょう。かといって、やりとりのたびに転送するのは効率が悪く、共有漏れしてしまうリスクも出てきます。こんな場合は、社内の関係者のアドレスをBCCに入れておけば解決します。
面識のない複数の人に一斉送信するとき
『年末年始の休業のお知らせ』など、取引先に一斉に送りたいメールの場合も、BCCを使うと便利です。むしろ、互いに面識のない相手に一斉メールを送る際には、CCで送ってはいけません。
CCにアドレスを入れると、取引先全てにそれぞれの名前やアドレスを知らせてしまうことになり、大規模な情報漏洩となります。取引先からの信用を失い、今後の取引にも悪影響が出るかもしれません。
一斉メールとなると、謝罪するのも大変な労力がかかります。全アドレスがBCCに入っているかどうか、メールを送る前に確認してから送信ボタンを押しましょう！
正しく送れているか確認したいとき
メールを正しく送れているかすぐ確認したい場合は、BCCに自分のアドレスを入れておくと便利です。
ビジネスメールを送り慣れておらず、『ファイルの添付忘れ』『宛先の抜け漏れ』などのミスを、すぐリカバリーしたい人におすすめの方法ですよ。BCCに自分のアドレスを常に入れるよう設定できることもあるので、気になる人はチェックしてみてくださいね。
とはいえ、これはあくまでもリカバリーが可能な場合に限ります。絶対にミスしてはいけないメールの場合には、事前に上司にチェックしてもらうなどの対策も忘れないようにしましょう◎
BCCで気を付けたい三つのこと
BCCはとても便利な一方で、うっかりミスが致命的なトラブルにつながることもあります。よくある注意ポイントを知って、トラブルやミスを予防しましょう！
個人情報のうっかり漏洩
「まさか…」と思いつつも、エラーとして多発しているのが、BCCに入れようとしていた送信先のアドレスを、TOかCCに入れてしまったというケースです。個人情報の漏洩は重大な事態なので、うっかりミスでは済まされません。
昨今は個人情報に対してかなりシビアになっているので、SNSなどで批判されることも考えられます。あなた自身だけでなく、会社の信用を失ってしまう可能性も…。
あまりにも単純なヒューマンエラーなだけに、忙しいときは特に要注意です。BCCメールを送るときには、どんなに忙しくても必ず確認する一手間と余裕を大切にしましょう！
一斉送信による業務遅延
一斉送信のまさかの落とし穴として『業務遅延』があります。BCCでメールを送っていると、自分の感覚としては1件しか送っていないように錯覚しがちです。しかし実際には、BCCの宛先の数だけメールを送っているのです。
BCCでもCCでもTOでも同じですが、大量のメールを一斉送信すると、サーバーの渋滞を招くリスクがあります。こうなると、他のメールが届くスピードに影響が出てしまうかもしれません。
一斉送信と同じタイミングで、取引先と急ぎの連絡をしている同僚がいる場合には、ちょっとしたメールの遅延でも迷惑になってしまうかも。
BCCでメールを一斉送信する前には、周りの業務状況を把握しておくのがベストでしょう！また、連続して何度もBCCの大量送信をするのは避けるのがマナーです。
BCCメールへの返信
BCCメールを自分が受け取った場合にも、注意すべきことがあります。BCCでのメールが届いたら、返信は送信者のみに絞るのが基本マナーです。送信時には必ず『差出人のみに返信』を選び、『全返信』はしないようにしてくださいね。
全返信しても、BCCの他の宛先の人に返信が届くことはありません。しかし、先方がTOやCCに入れている宛先には届いてしまいます。
あなたがBCCに入っていることを、送信者がTOやCCに入れている人には伏せておきたい場合、相手に迷惑がかかってしまう可能性があります。
これはBCCメールの場合だけでなく、CCが入っているメールに返信する際も注意するようにしましょう！
トラブルに注意してBCCを使いこなそう
BCCは便利な機能ですが、一歩間違えると思わぬトラブルの火種にもなりかねません…。メールを送る人数が多い分、ミスがあった場合の影響も大きいと心得て、いつも以上に慎重な対応をするのがポイントです。
上手に使いこなせば、業務をサクサク進めてくれる心強いツールなので、思わぬ落とし穴や注意点をしっかり押さえておきましょう！
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