メールの宛名のマナーをチェック！社外、社内別のルールをレクチャー

宛名を書くときには『会社名+部署名+役職+氏名+敬称』の順に書くのが正解です。具体的には『株式会社〇〇 営業部 課長△△様』と書きます。

このとき省略するのはNGです。例えば『株式会社〇〇』という社名を『（株）〇〇』と表記するのは避けます。また、長い社名や部署名を通称で書くことも避けた方が無難です。

敬称は『様』が一般的です。ただし『氏名+役職』の順で書くときに『様』は書きません。役職名は敬称でもあるため『△△課長様』と記載すると、敬称が二重になってしまいます。

基本ルールを押さえておくと、他のケースでも応用しやすいですよ。

ビジネスメールを書くときには、基本構成を満たすと◎。必要な要素と順番は下記の通りです。

・宛名
・あいさつ+名乗り
・要旨
・詳細
・結びの言葉
・署名

あいさつ+名乗りは『お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。』という内容でOKです。要旨では要件をわかりやすく短文でまとめ、詳細で解説します。

結びのあいさつには『お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。』『お手数をおかけいたしますが、ご返信のほどよろしくお願いいたします。』など、シーンに合わせて選ぶといいですね。

また署名には名刺と同様の情報を含めます。会社名・部署名・役職名・氏名・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス・ホームページURLなどが必要です。

『To（宛先）』『Cc（カーボンコピー）』『Bcc（ブラインドカーボンコピー）』は、詳細を把握していないと情報漏えいにつながりかねません。わかりにくいかもしれませんが、押さえておくと安心ですよ。

Toには宛先として指定する相手のメールアドレスを記載します。同時に同じ内容のメールを送りたい相手がいるときには、CcかBccにメールアドレスを入れましょう！

Ccに記入したメールアドレスは、すべての受信者が見られる状態です。一方、Bccであれば他の受信者には見られません。

そのため、連絡先を知らない人同士のメールアドレスをCcで送信すると、情報漏えいにあたる可能性があるので、送る際は注意してくださいね！

送信先の宛名が1人なら、ビジネスメールの基本ルールと同じ書き方でOKです。『会社名+部署+役職+氏名+敬称』で記します。会社名や氏名を略さず書くのも同様です。

ただし宛名の相手と既に親しい仲になっているなら、氏名をフルネームではなく名字のみで記載してもいいかもしれませんね。相手から届くメールの表記に合わせると、失礼にならずに済みますよ。

これまでやりとりのなかった会社へ新たにメールを送るときには、担当者がわからないこともしばしばです。そのようなときには氏名の代わりに『ご担当者様』と記載するのが一般的です。

例えば『株式会社〇〇 人事 ご担当者様』とすれば◎。相手に要件が伝わりやすいよう、部署名や担当業務名など、できる範囲で情報を書いておくのがベターです。

メールを複数の人に送ることもありますよね。宛先が5～6名なら『株式会社〇〇 営業部 △△部長、□□課長、●●様』のように役職順で連名にすればOKです。フルネームでももちろんいいですが、名字のみの記載もできますよ。

また所属する会社や部署などが異なる複数の宛先へ送信するときには、所属ごとに連名にするといいですね。宛先が5～6名を超えるなら『各位』を使い『〇〇株式会社 営業部各位』のようにするとスマートに表記できます。

各位は敬称のため『様』を付けないように注意しましょう！また複数の会社や部署の大人数へ送るときには『〇〇プロジェクト関係者各位』とするとわかりやすいですよ。

宛先が1人のみであれば『部署+役職+名字+様』で書けばOKです。例えば『広報部 部長 〇〇様』というように書きましょう！役職名を敬称として使う『広報部 〇〇部長』でも◎。

敬称は『様』を使うのが基本ですが、間柄によっては『さん』『君』の方がいいかもしれません。日ごろから親しくしている上司や先輩・同僚へメールを送るときには、相手との関係性で変更します。

複数名の宛先へ送信するときには、5～6名までなら役職順で連名にします。『営業部 〇〇部長、△△課長、□□様』という記載の仕方です。

より多くの人数へ送るケースでは、個別の名前は書かず『各位』を使います。尊敬表現のため上司や先輩など目上の人へも問題なく使用可能ですよ。

各位のみでも失礼にはあたりません。より丁寧に宛名を書くには『〇〇部各位』『〇〇関係者各位』とするといいですね。

タイプミスや誤変換などにより、名前を間違えてしまうミスは誰にでも起こり得ます。メール送信後に間違いに気づいたら、すぐに謝罪メールを送信するのがポイントです。

『先ほど送信したメールにて、〇〇様のお名前の記載を誤っておりました。不快な内容をお送りしたこと、心よりおわび申し上げます。』というように、謝罪の気持ちを分かりやすく丁寧に伝えます。

謝罪メールでは、言葉の選び方に注意しましょう！失礼な態度をおわびするのにふさわしい言葉使いを心がけます。

特にミスに気づかず相手から指摘されたときには、これ以上不快な気持ちにさせないよう、細心の注意を払わなければいけません。

メールで伝えた内容に間違いがあったときには、すぐに電話で謝罪し正しい内容を伝えます。その後メールでも同じ内容の訂正を送信すると丁寧です。

メールを送信するときには、件名で間違った内容を送ったと伝えられるといいですね。例えば『〇〇誤記のおわびと訂正』というように付けると、簡潔で理解しやすいはず。

加えて本文では、間違えた内容と正しい内容を併記し、訂正内容がわかりやすいよう工夫すると◎。打ち合わせ日時の修正であれば『（誤）7月15日15:00、（正）8月15日15:00』とします。

作成したメールを違う宛先へ送ってしまった場合には、まず上司へ報告し指示を仰ぎましょう！個人情報を始め、重要な情報が外部へ漏れている可能性があるからです。

報告するときには、どのような内容のメールをどこへ送信してしまったのか正確に伝えます。いつ・どこで・なぜ発生し、どのようにわかったのか？も整理しなければいけません。

その上で関係者へ謝罪し、誤送信の相手へは開封せずに削除することを依頼します。ただしメールや直接の謝罪では対処が遅れるかもしれません。まずは電話で直接誤送信した相手へ謝罪し、削除を依頼すると素早く対処できます。

事情を電話で説明してからメールを送信すると、より丁寧な印象なのでおすすめです。