MERYEDITORS 思うように仕事が進まないんです！
仕事をしていると、思うように仕事が進まななくて「終わらないかも…」と焦ることが多いの。
もっと、スムーズに仕事を進めたいんだけど、どうすればいいんだろう？
そんなふうに、時間の管理が苦手で、仕事が捗らずに悩んでいるという方も多いはず。
今回の記事では、仕事を効率よくこなすために時間管理の基本的な考え方や、便利なツールをご紹介するので参考にしてみてくださいね♡
時間管理って一体どういうこと？
時間管理を単に『立てた計画を守ること』や、『便利な時短術を使うこと』と思っている人もいますが、実はそれだけではありません。
時間管理の本当の意味と、そのための感覚を身につけるメリットを見ていきましょう。
「時間管理」の意味とは
時間管理は、英語の『time management（タイムマネージメント）』の訳です。
限られた時間をやりくりして、有効に使うことを指しています。
1日に使える時間は24時間と決まっていて、人によって増えたり減ったりすることはありませんよね。
このため、ビジネスにおいては『同じ時間内で、どれだけ生産性を高められるか』が、とても大切。
時間管理は仕事の進め方を工夫したり、自分の意識を変えたりして、生産性を高めるためのビジネススキルといえます。
時間管理の必要性、メリット
時間管理のスキルを身につけ、仕事の生産性が上がると、以下のようなメリットがあります。
・上司や同僚、取引先に信用される
・業務に集中できる
・プライベートが充実する
・スキルアップの時間を確保できる
時間管理ができる人は、納期に遅れることなくきちんとタスクを完了させられるので、社内だけでなく取引先からも信頼されます。
また、いつ何をすればよいのかがはっきりしていれば、ほかのことに気を取られずに済み、目の前の作業に集中できるはず。
自分が立てた計画通りに仕事を終えられ、無駄に残業したり自宅に仕事を持ち帰ったりする必要もありません。
空いた時間を勉強に充てれば、さらなるスキルアップも可能◎
時間管理が上手になると、仕事に追われる立場から、仕事をコントロールできる立場に変わることができるんです。
時間管理が苦手な人の特徴
時間管理が苦手な人には、いくつかの共通点があります。
なぜ時間をうまく使えないのか、特徴を見ていきましょう。
自分の性質、能力をわかっていない
約束の時間によく遅れたり、締め切りに間に合わなかったりする人は、自分の行動パターンや処理能力をわかっていません。
例えばプレゼン資料の作成を頼まれたときに、企画を練ってからパソコンで清書するまで「自分ならどのくらいかかるのか」を考えずに引き受けます。
プレゼンの期日までに終わる見込みのない作業に取りかかり、ギリギリになって慌てるパターンを繰り返してしまうのです。
資料作成で手一杯になれば、予定していたほかの作業も滞り、悪循環に陥るのは目に見えています。
優先順位を考えるのが苦手
時間管理ができない人は、物事の優先順位を考えるのが苦手。
なんとなく簡単そうだと思う作業から始めたり、そのときの気分で進めたりして、先にやるべき作業を後回しにしてしまうこともあります。
急ぎのタスクがあるのに、今しなくてもよい別の作業をやっていて締め切りに間に合わないようでは、周りから「今まで何をしていたの？」と呆れる声が聞こえてきそうですね。
時間管理が上手な人の特徴から学ぼう！
時間管理のスキルを学ぶには、上手な人を見習うのが近道です。時間をうまく管理できる人に共通する特徴を見ていきましょう。
整理整頓が得意
身の回りがすっきりと片付いている人ほど、時間管理が上手といわれています。
整理整頓が得意なので、やるべきタスクもきちんと整理して、うまく時間配分できるのです。
また、デスクやパソコンの中身が整然としていれば、どこに何があるのかがすぐにわかり、探し物に時間をかけずに済みます。
自分なりに工夫して、仕事に集中できる環境を整える姿勢は、ぜひ見習いたいポイントです。
もし自分のデスクが散らかっているなら、すぐに整理整頓に取りかかりましょう！
空いた時間を有効に活用する
時間管理が上手な人は、ちょっとした空き時間もすべて計算に入れています。
例えば毎朝のメールチェックは通勤中にスマホで終わらせておき、出社したらすぐに仕事を始められるように準備しているなど。
移動が多い日は電車の中で作業ができるように段取りしたり、簡単な調べ物は昼休みに済ませたりと、時間の使い方に無駄がありません。
空いた時間も仕事をするなんて、大変そう…。
いえいえ、時間管理が上手な人は、「終わらないから仕方なく」ではなく、自ら計画してやっています。
最終的に仕事の効率が上がって、自分のためになる。しっかりと休んだり遊べる時間を作れる、とわかっているから。
まずは無理のない範囲で、空き時間にできることはないか考えてみましょう。
1日の流れや物事の優先順位を把握している
1日の仕事の流れや物事の優先順位を考えて行動できるのも、時間管理が上手な人の特徴。
『いつまでに何を終わらせればよいのか』が常にはっきりしているため、適切なスケジュールで仕事を進められます。
また、時間管理が上手な人は、一緒に仕事をする仲間の状況も把握しています。
遅れそうな人がいたら手伝ったり、逆に自分が忙しいときに助けを求めたりすれば、うまく仕事を回せるはず。
今は自分の業務だけで精いっぱいな人も、全体を見ることを意識すると、時間管理のコツをつかめるかもしれませんよ。
時間管理のポイントを押さえよう
時間管理のスキルは、日々の行動を見直していけば、今からでも十分身につけられます。
毎日意識して取り組みたい、時間管理のポイントを見ていきましょう。
やるべきことを洗い出す
まずは自分がその日にやるべきタスクを、細かな部分まですべて洗い出します。
手帳やノートのような、自由に書き込めるツールを用意しておくと便利ですよ◎
会議や取引先への訪問などの、日時が決まっている用件は、先に書き出してみて。
資料作成や調べ物のような、特に日時の決まっていないタスクについては、いつまでに終わらせればよいのかを考えます。
毎朝のメールチェック作業を何時までに済ませたいか、会議資料をいつまでに上司に確認してもらえばよいのかなど、ひとつひとつのタスクについて、具体的に書き出していきましょう。
作業の量とかかる時間が明確になれば「もう少しできるかもしれない」「このままでは間に合わないからほかの人に相談しよう」と、状況に合わせて調整できるようになります。
優先順位を整理する
やるべきことがわかっていても、順番を間違えると意味がありません。
業務ごとに優先順位を決め、重要なものから手をつけていきましょう。
優先順位を決めるのが苦手な人は、次の要素を目安にしてくださいね。
・納期が近い
・自分の作業が終わらないと、次の人の作業が遅れる
・以前にトラブルがあったりして、特にミスの許されないクライアントの案件
特にチームで進める業務の場合は個人の作業を早めに済ませ、チーム全体の進み具合も把握しておくと、進行がスムーズです。
「時間管理のマトリクス」を活用してみよう
『時間管理のマトリクス』とは、タスクの優先順位を整理するための分類表です。
すべてのタスクを緊急性と重要性を掛け合わせた、以下の4領域に分類することで、優先順位を明確にします。
1.緊急かつ重要：プレゼンやクレーム対応、納品作業など
2.緊急ではないが重要：自己啓発や健康管理、後輩の育成など
3.緊急だが重要ではない：成果に結びつかない会議や電話、付き合いなど
4.緊急度も重要度も低い：無意味な雑談、待ち時間など
4つの中で最も重視したいのが、2番目の領域。
例えば自己啓発や後輩の育成が、将来的に1番目のタスクの成功につながるのは明らかですね。
そのため、3・4番目の項目が多い人はできるだけ減らして、2番目の領域に割く時間を増やしましょう。
ただしストイックになりすぎても、長続きしません。
ストレス解消のためにも、同僚とおしゃべりする時間くらいは取れるとよいですね♡
タスクの期限を決め、スケジュール化する
タスクを洗い出し、優先順位を整理したら、それぞれの期限を決めましょう。
期限は『今週中』のようなざっくりとしたものではなく、『木曜日の15時まで』のように具体的に設定します。
期限を設定したタスクは、カレンダーや手帳に書き込み、スケジュール化します。
ただし自分のスケジュールに関係なく、仕事の状況は日々変化するもの。
途中で変更があっても落ち着いて対処できるように、スケジュールは常に前倒しで組むようにしましょう。
便利なアプリやツールを取り入れよう！
時間管理を確実に行うためには、自分のタスクやスケジュールをすぐにチェックできるツールが必須です。
スマホアプリや手帳など、時間管理に役立つツールをご紹介します。
「カレンダーアプリ」でスケジュール管理を
スケジュール管理といえば、カレンダーを思い浮かべる人も多いはず。
スマホのカレンダーアプリなら、単にスケジュールを書き込むだけでなく、さまざまな便利機能が使えます。
ほかのメンバーとスケジュールを共有したり、予定を忘れないように通知してくれたりする機能を持つアプリもありますよ。
いつも持ち歩いているスマホで簡単にチェックできるので、移動中に使いたい人や、荷物を減らしたい人にもおすすめ。
利用料金が無料のアプリが多く、気軽に試せるのもうれしいポイントです。
「時間管理アプリ」でタスクや作業時間を把握
「予定時間までにタスクが終わらない」「思っていたより時間がかかる」という人は、『時間管理アプリ』を使って、1度自分の作業時間を計ってみて。
時間管理アプリには、タスクの開始から終了までの時間を計測し、同じ作業にかかる時間をデータ化する機能などがあります。
ひとつのタスクにどのくらい時間がかかるのかを把握できれば、スケジュールを組みやすくなりますよね。
自分の処理能力を超える程のタスクを抱え込み、慌てることもありません。
また、平均的な作業時間がわかれば、その時間内に終わらせようと意識するようになり、集中力もアップ。
予定通りに仕事が終わり、すっきりした気分で退社できますよ◎
「手帳」も有効なツールの一つ
手帳は昔も今も、時間管理の定番ツールです。
通知や共有の機能が必要なければ、すぐに書き込める手帳の方が、むしろ便利かもしれません。
デザインのバリエーションが豊富で、辞書のような分厚いものからポケットに入るコンパクトタイプまで、使い方に合わせて選べるのもメリット◎
お気に入りのデザインの手帳を持ち歩けば、モチベーションも上がるはず。
付箋や蛍光ペン、シールなどを組み合わせて、自分なりの時間管理術を楽しんでみて！
時間管理の習慣を継続するためには
時間管理のスキルは、すぐ身につくものではありません。
三日坊主にならないように、継続するコツを見ていきましょう。
無理な計画を立てない
効率化を意識するあまり、タスクを詰め込んだり、スケジュールを分単位で組んだりするのはおすすめできません。
多少遅れることを前提にした、現実的な計画を立てるようにしてみて。
時間管理が上手な人は、決して無理な計画を立てないそう。
タスクの量と自分の能力とを照らし合わせ、遅れた場合にもリカバーできるように、余裕を持たせているんです。
また、分刻みのスケジュールは、気持ちばかりが焦る上に管理が大変になるため、初心者には向いていません。
慣れるまでは1～2時間単位で計画を立て、確実に消化することを意識してみてくださいね。
集中できる時間帯を意識して計画を立てる
人間の集中力には限界があります。
諸説ありますが、午前中が最も集中力が高く、夕方にはほとんど残っていないといわれています。
このため、夕方に集中力が必要なタスクを持ってきても、時間がかかるだけで成果は上がらないなんてことも。
企画立案や資料作成のような、頭を使うタスクは午前中に済ませて、午後は営業やミーティングなど、体を動かすタスクにシフトすると効率がアップしますよ。
とはいえ集中できる時間帯には個人差があり、タスクの内容も人それぞれです。
午前中はぼんやりしているのに、夕方になると集中できる人もいます。
自分がいちばん集中できる時間帯を見極め、意識して計画を立てることが重要です。
時間管理能力を高めて心に余裕を！
1日が24時間という事実は誰にも変えられません。
しかし時間管理のスキルが身につけば、1日がもっと長く感じられ、ゆったりと過ごせるようになります。
仕事がはかどれば周囲からも評価され、自己肯定感も高まるはず。
すてきな未来のために、今から時間管理能力に磨きをかけていきましょう♡
